Selasa, 04 Desember 2012

118 KK 09 "Perjalanan Dinas"

PERJALANAN DINAS
.Dalam Negeri

Perjalanan dinas yang dilakukan di dalam wilayah Republik Indonesia di luar wilayah Jabotabek yang jaraknya melebihi 100 km dari tempat kerjanya sehari – hari .

Luar Negeri

Perjalanan yang dilakukan di luar wilayah Republik Indonesia.

BIAYA PERJALANAN DINAS

Kepada karyawan yang melakukan perjalanan dinas diberikan penggantian biaya perjalanan dinas yang terdiri dari :

Biaya transportasi

Perseroan memberikan penggantian penuh atas biaya transportasi karyawan yang melakukan perjalanan dinas, untuk :

Transportasi antar kota, dari dan ke tempat tujuan.
Transportasi, antar hotel/rumah ke airport dan atau sebaliknya.
ransportasi di tempat tujuan, sepanjang masih berhubungan dengan kedinasannya.
Airport tax, asuransi wajib dan hal-hal lain yang diwajibkan dan berkaitan dengan transportasi perjalanan dinas.
Biaya jalan tol, parkir kendaraan sepanjang masih berhubungan dengan kedinasannya.
Dalam hal karyawan menunda atau membatalkan rencana penggunaan angkutan transportasi (bus/kereta api/pesawat) sebagaimana telah dijadwalkan yang bukan disebabkan oleh kepentingan Perusahaan, maka karyawan wajib mengganti seluruh biaya transportasi yang telah dikeluarkan Perseroan tersebut.

Kendaraan
PribadiBilamana dalam perjalanan dinas ini menggunakan kendaraan pribadi, maka biaya operasionalnya akan ditanggung oleh Perusahaan.

Pada prinsipnya perseroan mengganti semua biaya penginapan yang berkaitan dengan perjalanan dinas sesuai dengan Lampiran Surat Keputusan Direksi ini.
Penggantian biaya penginapan hanya diberikan berdasarkan bukti yang sah.
Perjalanan dinas yang dilakukan lebih dari 1 (satu) orang dengan daerah tujuan yang sama, maka diperlakukan pengaturan 1 (satu) kamar untuk 2 (dua) orang. Bila pengaturan ini tidak mungkin dilakukan (misalnya karyawan dan karyawati) maka fasilitas penginapan tetap berlaku masing-masing.

Pengaturan mengenai sarana penginapan diatur dalam Lampiran 1 Surat Keputusan Direksi iniPerusahaan menanggung biaya hotel selama perjalanan dinas sesuai dengan ketentuan dalam tabel terlampir.

Biaya makan

Untuk golongan I s/d V penggantian biaya makan diberikan secara lumpsum, besar nilai penggantian biaya makan per hari sesuai Lampiran 1 Surat Keputusan ini.
Untuk golongan VI ke atas dan atau GM, dalam batas-batas kewajaran, sepenuhnya diganti dengan menunjukkan bukti-bukti yang sah, untuk minuman keras (bir dan sebagainya) serta rokok tidak diberikan penggantian. Penggantian biaya makan ini hanya berlaku untuk biaya makan diri sendiri. Ketentuan ini hanya berlaku untuk perjalanan dinas dalam negeri.
Apabila karyawan menanggung biaya makan tamu Perusahaan selama melakukan perjalanan dinas, maka biaya tersebut dianggap sebagai beban Perusahaan dan akan diganti sesuai bukti pengeluaran yang sah. Penggantian ini diberikan di luar biaya perjalanan dinas sebagaimana diatur dalam Surat Keputusan Direksi ini. Ketentuan ini hanya berlaku bagi karyawan golongan VI (enam) ke atas yang melakukan perjalanan dinas dalam negeri dan luar negeri.
Pengaturan mengenai biaya makan diatur dalam Lampiran 1 Surat Keputusan Direksi ini.

Uang Saku

Karyawan yang melakukan perjalanan dinas dan menginap akan diberikan uang saku sebagai biaya pengganti biaya-biaya keperluan pribadi yang berkaitan dengan perjalanan dinas.

Pengaturan mengenai uang saku diatur dalam Lampiran 1 Surat Keputusan Direksi ini.

Biaya Komunikasi

Perusahaan mengganti biaya komunikasi untuk kepentingan pribadi / keluarga, setelah karyawan sampai di tempat perjalanan dinas.
Komunikasi dapat dilakukan melalui hotel atau wartel. Penggantian akan dilakukan berdasarkan bukti pembayaran yang sah, berlaku untuk setiap tujuan perjalanan dinas atau setiap 5 hari perjalanan dinas dengan nilai maksimum sesuai pengaturan dalam Lampiran 1 Surat Keputusan Direksi ini.

Biaya Cuci Pakaian

Biaya cuci pakaian ditanggung Perusahaan apabila karyawan yang bersangkutan menginap lebih dari 2 (dua) hari.

Entertainment & Hadiah

Dalam rangka menggalang hubungan baik dengan relasi Perusahaan, dapat diadakan acara entertainment dan/atau pemberian hadiah atas beban Perusahaan dalam batas yang wajar atas persetujuan Direksi / General Manager berdasarkan rencana yang diajukan terlebih dahulu.

Biaya-biaya Lain

Biaya-biaya lain yang tidak tersebut diatas yang terpaksa harus dikeluarkan karena kepentingan dinas dapat diajukan untuk penggantian dari Perusahaan dengan ketentuan pengeluaran tersebut dapat dipertanggung jawabkan dan mendapat persetujuan dari atasan yang berwenang.

Hari Perjalanan Dinas

Jumlah hari perjalanan dinas adalah termasuk tanggal keberangkatan (hari pertama) tetapi tidak termasuk tanggal kembali. Tetapi, jika jam keberangkatan dan tiba karyawan pada tanggal kembali dijadwalkan pada jam seperti tertera dibawah ini maka yang bersangkutan berhak untuk mendapat sebagian fasilitas tunjangan perjalanan dinas sebagai berikut:

KETENTUAN KHUSUS

Bagi karyawan yang memperoleh "sponsorship" atau fasilitas khusus di tempat tujuan (sehubungan dengan kedinasannya), maka penggantian biaya perjalanan dinas yang diberikan oleh Perusahaan, disesuaikan dengan fasilitas yang telah diperolehnya yaitu sebagai berikut :

Bila karyawan memperoleh fasilitas penginapan cuma-cuma, maka ia berhak atas uang makan serta uang saku secara penuh.

Bila karyawan memperoleh fasilitas makan penuh (makan pagi, siang, malam) dengan cuma-cuma, maka ia hanya berhak atas biaya penginapan serta uang saku secara penuh.

Bila karyawan memperoleh fasilitas penginapan dan makan penuh (makan pagi, siang dan malam) dengan cuma-cuma, maka ia hanya berhak atas uang sakunya saja.

Bila karyawan memperoleh dua kali makan sehari (makan pagi, siang atau malam) dengan cuma-cuma, maka ia hanya berhak atas 50% dari ketentuan besarnya uang makan sebagaimana diatur dalam Lampiran.

Ketentuan mengenai penggantian biaya perjalanan dinas ini dan juga lembur bagi karyawan, tidak berlaku seandainya yang bersangkutan adalah peserta dari acara/kegiatan yang diselenggarakan oleh perusahaan seperti: training/seminar.

Bila seseorang karyawan bepergian dalam rangka dinas bersama karyawan lain dari golongan yang lebih tinggi dan kehadiran yang bersangkutan dibutuhkan setiap saat, maka ketentuan penggantian biaya perjalanan dinas untuk transportasi dan penginapan dapat mengikuti karyawan yang golongannya lebih tinggi.

Ketentuan dalam pasal 3 di atas tidak berlaku bila kondisi dan tugas yang harus dikerjakan, menyebabkan yang bersangkutan tidak dapat makan dan menginap pada waktu dan tempat yang bersamaan.

Apabila seorang karyawan golongan I sampai dengan III ketika melakukan perjalanan dinas diwajibkan untuk secara aktif melakukan tugasnya sesuai dengan jabatannya pada waktu-waktu diluar jam kerja biasa, maka untuk kelebihan jam kerjanya tersebut, yang bersangkutan berhak atas upah lembur. Upah lembur ini diperhitungkan berdasarkan peraturan upah lembur yang berlaku.

Bagi karyawan golongan I sampai dengan III yang tengah melakukan perjalanan dinas dan harus melaksanakan tugas lembur diatur sebagai berikut :

Karyawan harus mengisi formulir surat perintah lembur yang ditandatangani oleh atasan yang bertangung jawab atas pelaksanaan perjalanan dinas dan karyawan tersebut.

Karyawan harus membuat laporan pelaksanaan tugas lembur yang ditandatangani oleh atasan yang bertangung jawab atas pelaksanaan perjalanan dinas dan karyawan tersebut.

Upah lembur diberikan tersendiri, diluar uang perjalanan dinas.

Apabila seseorang karyawan golongan I sampai dengan III melakukan perjalanan dinas pada waktu hari istirahat mingguan, hari raya/libur nasional, atau pada hari-hari yang diliburkan dan pada waktu itu ia secara aktif melakukan tugas sesuai dengan jabatannya, maka pada hari-hari tersebut ia berhak atas upah lembur untuk dinas pada hari raya dikurangi jam-jam istirahat sesuai dengan ketentuan waktu-waktu istirahat.

Biaya pembuatan/perpanjangan paspor dan biaya fiskal untuk perjalanan dinas ke luar negeri menjadi tanggungan perusahaan.

Untuk karyawan yang melakukan perjalanan dinas yang memakan waktu 2 (dua) hari penuh atau lebih, atau ke tempat khusus sehingga pakaian mudah kotor/berbau (seperti pabrik karet dan lain-lain) selama 2 (dua) hari atau lebih, maka berhak mendapat penggantian biaya cuci pakaian kerja berdasarkan bukti pengeluaran yang sah dengan ketentuan sebagaimana diatur pada Lampiran 1 Surat Keputusan ini.

KETENTUAN PERJALANAN DINAS KUNJUNGAN PERNIKAHAN DAN KEDUKAAN

Kunjungan yang dimaksud adalah perjalanan dinas yang dilakukan oleh karyawan untuk menghadiri pernikahan karyawan atau melayat ke tempat karyawan yang meninggal dunia dan di dalam negeri.

Yang berhak melakukan perjalanan dinas adalah GM / direksi (golongan VI& VII) atau Manager (golongan V) yang bersangkutan dengan persetujuan Direktur terkait.

Lamanya perjalanan dinas ditentukan maksimal selama 2 (dua) hari 1 (satu) malam.

Dalam perjalanan dinas sebagaimana diatur pada Pasal ini, karyawan tidak memperoleh uang saku.

KETENTUAN PERJALANAN DINAS TIDAK MENGINAP

Kepada karyawan yang melakukan perjalanan dinas tetapi tidak menginap diberikan penggantian biaya yang meliputi :

Biaya transportasi

Uang makan

Uang saku

Biaya Transportasi.
Biaya transportasi diganti oleh perusahaan secara aktual dengan melampirkan bukti-bukti yang sah, dan mengikuti aturan seperti yang terdapat pada Lampiran 1 Surat Keputusan ini.

Uang makan.
Karyawan berhak atas 50 % dari aturan yang terdapat pada Lampiran 1 Surat Keputusan ini.

Uang saku.
Karyawan berhak atas 50 % dari aturan yang terdapat pada Lampiran 1 Surat Keputusan ini.

ADMINISTRASI

Surat Perintah Perjalanan Dinas

Karyawan yang akan melakukan perjalanan dinas diminta untuk menyiapkan SPPD (Surat Perintah Perjalanan Dinas) dengan mengisi FKK (Formulir Kegiatan Karyawan) yang tersedia di bagian HRD disertai lampiran "itenerary" perjalanan.

SPPD tersebut harus disetujui dan ditanda tangani oleh atasan yang berwenang dengan mengikuti prosedur dibawah ini:

Khusus untuk penugasan ke luar negeri, SPPD harus mendapatkan persetujuan Direksi.

SPPD yang telah ditanda tangani oleh atasan supaya diteruskan ke HRD untuk diproses lebih lanjut dan diverifikasi.

Uang Muka

Karyawan yang akan melakukan perjalanan dinas dapat meminta uang muka biaya perjalanan dengan menggunakan formulir Permohonan Uang Muka minimal 3 atau 4 hari sebelum berangkat disertai SPPD yang telah disetujui diatas.

Proses permohonan uang muka dilakukan melalui bagian HRD untuk kemudian diteruskan ke bagian Finance untuk pengambilan uangnya.

Jumlah uang muka yang diambil tidak melebihi taksiran keseluruhan biaya perjalanan dinas.

Laporan Pertanggung-jawaban

Selambat-lambatnya 6 hari setelah kembali, semua biaya berikut uang muka harus sudah dipertanggung jawabkan sesuai dengan ketentuan-ketentuan yang ditetapkan dalam peraturan ini dengan mengisi formulir yang tersedia di HRD dilengkapi dengan bukti-bukti pengeluaran yang sah sebagai dasar meminta penggantian biaya.

Dalam hal jumlah pengeluaran yang sebenarnya lebih kecil dari jumlah uang muka, maka kelebihannya harus disetor kembali ke kasir pada saat penyampaian laporan pertanggung jawaban diatas.
Jika terjadi sebaliknya maka kelebihan yang menjadi milik karyawan akan mendapat penggantian dari Perusahaan pada saat laporan pertanggung jawaban diselesaikan.

Dalam hal karyawan yang bersangkutan tidak mempertanggung jawabkan uang muka dalam batas yang telah ditentukan, maka jumlah hutang akan dikompensasikan dengan gaji berjalan dari karyawan yang bersangkutan dan hal itu akan dicatat dalam catatan konduite karyawan tersebut.

Laporan Perjalanan Dinas
Untuk tiap perjalanan dinas yang telah selesai dilaksanakan, maka karyawan yang bersangkutan wajib membuat laporan dan disampaikan kepada atasannya selambat-lambatnya 3 (tiga) hari kerja setelah kembali.

DOKUMEN PERJALANAN DINAS

1. Passport ,

2. Vissa ,

3. Asuransi ,

4. Dokumen Medikal/Kesehatan ,

5. Rencana Perjalanan ,

6. Jadwal Perencanaan ,

7. Peta ,

8. Petunjuk Akomodasi,

9. Voucher Perjalanan ,

10.Jadwal Bisnis ,

11.Agenda Pertemuan ,

12.Daftar nama yang akan dihubungi ,

13.Surat Perintah Perjalanan Bisnis.

118 KK 14 "Surat Menyurat"

SURAT MENYURAT

Pengertian Surat

Salah satu alat yang digunakan oleh kantor atau lembaga dalam rangka pemberian informasi dari seseorang, instansi atau organisasi berisi pesan atau informasi menyangkut kepentingan tugas ataupun kegiatan instansi yang bersangkutan.

Konsep Surat

yang dimaksud dengan surat dinas adalah surat yang ditujukan kepada pihak lain (orang, instansi atau organisasi) berisi informasi/warta yang menyangkut kepentingan tugas dan kegiatan instansi yang bersangkutan. syarat – syarat surat yang baik :

menggunakan format yang menarik, sistematis, obyektif. letak bagian – bagian surat teratur sesuai ketentuan, tidak ditempatkan seenaknya menurut keinginan penulis.

singkat, tidak terlalu panjang dan tidak bertele – tele.

bahasanya jelas, padat dan sopan

wujud fisik menarik (kualitas kertas dan bentuk surat)

Bagian – bagian surat

secara rinci bagian – bagian surat dinas / resmi adalah sebagai berikut :

Kepala Surat

Tanggal surat

Nomor surat

Sifat surat

lampiran

Perihal

Alamat dalam

Kalimat pembuka

Isi surat

Kalimat penutup

Nama jabatan

Nama dan NIP penandatangan

Tembusan

Inisial

Bentuk Surat

secara umum di lingkungan organisasi atau perusahaan niaga dikenal dengan bentuk – bentuk surat sebagai berikut :

Format balok/Lurus penuh (Full Block Style)

Format Balok yang diubah (Modified Block Style)

Format setengah balok (Semi Block Style)

Format sederhana (Simplified)

Format inden atau bentuk Lekuk (Indented style )

Format Paragraph Menggantung ( Hanging paragraph )

2. Fungsi Surat
fungsi surat adalah sebagai berikut :

Sebagai duta/wakil penulis, artinya isi surat merupakan gambaran mentalitas penulisnya.

Sebagai alat pengingat karena surat dapat diarsipkan dan dapat dilihat lagi apabila diperlukan kembali.

Sebagai pedoman kerja dan pedoman dalam mengambil tindakan lebih lanjut.

Sebagai alat pembukti misalnya surat perjanjian

Sebagai alat bukti tentang yang dikomunikasikan, sebagai bukti sejarah

3. Jenis Surat
menurut wujudnya jenis surat terdiri dari :

Kartu pos

Warkat pos

Surat bersampul

memorandum dan nota dinas

telegram

Surat pengantar

menurut tujuan jenis surat :

Surat Pemberitahuan

Surat perintah

Surat permintaan

Surat Peringatan

Surat panggilan

surat susulan

surat keputusan

surat laporan

surat perjanjian

surat penawaran

menurut sifat isi dan asalnya jenis surat :

Surat dinas

Surat Niaga

Surat pribadi

Surat sosial

Menurut jumlah penerimanya, jenis suranya meliputi :

Surat biasa, untuk 1 orang

Surat edaran, untuk beberapa orang

Surat pengumuman, untuk sekelompok masyarakat

menurut urgensi penyelesainnya:

Surat sangat segera

Surat segera

Surat biasa

menurut prosedur pengurusannya:

Surat Masuk

Surat Keluar

menurut jangkauannya :

Surat Intern

Surat Ekstern

4. Teknik Pembuatan Surat
langkah – langkah teknik penulisan surat:

penegasan tujuan pokok penulisan surat

pengumpulan data/informasi

perkiraan tentang pembaca

penyusunan draft atau konsep

penyelesaian

118 KK 03 "K3"

Pengertian dan Ruang Lingkup Kesehatan dan keselamatan kerja (K3)

Keselamatan dan kesehatan kerja (K3) merupakan instrumen yang memproteksi pekerja, perusahaan, lingkungan hidup, dan ma-syarakat sekitar dari bahaya akibat kecelakaan kerja. Perlindungan tersebut merupakan hak asasi yang wajib dipenuhi oleh perusahaan. K3 bertujuan mencegah, mengurangi, bahkan menihilkan risiko kecelakaan kerja (zero accident).

Penerapan konsep ini tidak boleh dianggap sebagai upaya pencegahan kecelakaan kerja dan penyakit akibat kerja yang menghabiskan banyak biaya (cost) perusahaan, melainkan harus dianggap sebagai bentuk investasi jangka panjang yang memberi keuntungan yang berlimpah pada masa yang akan datang.

Menurut Sumakmur (1988) kesehatan kerja adalah spesialisasi dalam ilmu kesehatan/kedokteran beserta prakteknya yang bertujuan, agar pekerja/masyarakat pekerja beserta memperoleh derajat kesehatan yang setinggi-tingginya, baik fisik, atau mental, maupun sosial, dengan usaha-usaha preventif dan kuratif, terhadap penyakit-penyakit/gangguan –gangguan kesehatan yang diakibatkan faktor-faktor pekerjaan dan lingkungan kerja, serta terhadap penyakit-penyakit umum.

Keselamatan kerja sama dengan Hygiene Perusahaan.

Kesehatan kerja memiliki sifat sebagai berikut :

a. Sasarannya adalah manusia

b. Bersifat medis.

Pengertian sehat senantiasa digambarkan sebagai suatu kondisi fisik, mental dan sosial seseorang yang tidak saja bebas dari penyakit atau gangguan kesehatan melainkan juga menunjukan kemampuan untuk berinteraksi dengan lingkungan dan pekerjaannya.

Paradigma baru dalam aspek kesehatan mengupayakan agar yang sehat tetap sehat dan bukan sekedar mengobati, merawat atau menyembuhkan gangguan kesehatan atau penyakit. Oleh karenanya, perhatian utama dibidang kesehatan lebih ditujukan ke arah pencegahan terhadap kemungkinan timbulnya penyakit serta pemeliharaan kesehatan seoptimal mungkin.

Status kesehatan seseorang, menurut blum (1981) ditentukan oleh empat faktor yakni :
1. Lingkungan, berupa lingkungan fisik (alami, buatan) kimia (organik / anorganik, logam berat, debu), biologik (virus, bakteri, microorganisme) dan sosial budaya (ekonomi, pendidikan, pekerjaan).
2. Perilaku yang meliputi sikap, kebiasaan, tingkah laku.
3. pelayanan kesehatan: promotif, perawatan, pengobatan, pencegahan kecacatan, rehabilitasi, dan
4. genetik, yang merupakan faktor bawaan setiap manusia.

Demikian pula status kesehatan pekerja sangat mempengaruhi produktivitas kerjanya. Pekerja yang sehat memungkinkan tercapainya hasil kerja yang lebih baik bila dibandingkan dengan pekerja yang terganggu kesehatannya”.

Menurut Suma’mur (1976) Kesehatan kerja merupakan spesialisasi ilmu kesehatan/kedokteran beserta prakteknya yang bertujuan agar pekerja/ masyarakat pekerja memperoleh derajat kesehatan setinggi-tingginya baik fisik, mental maupun sosial dengan usaha preventif atau kuratif terhadap penyakit/ gangguan kesehatan yang diakibatkan oleh faktor pekerjaan dan lingkungan kerja serta terhadap penyakit umum. Konsep kesehatan kerja dewasa ini semakin banyak berubah, bukan sekedar “kesehatan pada sektor industri” saja melainkan juga mengarah kepada upaya kesehatan untuk semua orang dalam melakukan pekerjaannya.

Keselamatan kerja adalah keselamatan yang bertalian dengan mesin, pesawat, alat kerja, bahan, dan proses pengolahannya, landasan tempat kerja dan lingkungannya serta cara-cara melakukan pekerjaan (Sumakmur, 1993).

Keselamatan kerja memiliki sifat sebagai berikut :

a. Sasarannya adalah lingkungan kerja

b. Bersifat teknik.

Pengistilahan Keselamatan dan Kesehatan kerja (atau sebaliknya) bermacam macam ; ada yang menyebutnya Higiene Perusahaan dan Kesehatan Kerja (Hyperkes) dan ada yang hanya disingkat K3, dan dalam istilah asing dikenal Occupational Safety and Health.

Keselamatan kerja atau Occupational Safety, dalam istilah sehari hari sering disebut dengan safety saja, secara filosofi diartikan sebagai suatu pemikiran dan upaya untuk menjamin keutuhan dan kesempurnaan baik jasmaniah maupun rohaniah tenaga kerja pada khususnya dan manusia pada umumnya serta hasil budaya dan karyanya.

Dari segi keilmuan diartikan sebagai suatu pengetahuan dan penerapannya dalam usaha mencegah kemungkinan terjadinya kecelakaan dan penyakit akibat kerja.
Pengertian Kecelakaan Kerja (accident) adalah suatu kejadian atau peristiwa yang tidak diinginkan yang merugikan terhadap manusia, merusak harta benda atau kerugian terhadap proses.

Dewasa ini pembangunan nasional tergantung banyak kepada kualitas, kompetensi dan profesionalisme sumber daya manusia termasuk praktisi keselamatan dan kesehatan kerja (K3). Dari segi dunia usaha diperlukan produktivitas dan daya saing yang baik agar dapat berkiprah dalam bisnis internasional maupun domestik. Salah satu faktor yang harus dibina sebaik-baiknya adalah implementasi K3 dalam berbagai aktivitas masyarakat khususnya dalam dunia kerja.

Pengertian Hampir Celaka, yang dalam istilah safety disebut dengan insiden (incident), ada juga yang menyebutkan dengan istilah “near-miss” atau “near-accident”, adalah suatu kejadian atau peristiwa yang tidak diinginkan dimana dengan keadaan yang sedikit berbeda akan mengakibatkan bahaya terhadap manusia, merusak harta benda atau kerugian terhadap proses kerja.

Bagaimana K3 dalam perspektif hukum? Ada tiga aspek utama hukum K3 yaitu norma keselamatan, kesehatan kerja, dan kerja nyata. Norma keselamatan kerja merupakan sarana atau alat untuk mencegah terjadinya kecelakaan kerja yang tidak diduga yang disebabkan oleh kelalaian kerja serta lingkungan kerja yang tidak kondusif.

Konsep ini diharapkan mampu menihilkan kecelakaan kerja sehingga mencegah terjadinya cacat atau kematian terhadap pekerja, kemudian mencegah terjadinya kerusakan tempat dan peralatan kerja. Konsep ini juga mencegah pencemaran lingkungan hidup dan masyarakat sekitar tempat kerja.Norma kesehatan kerja diharapkan menjadi instrumen yang mampu menciptakan dan memelihara derajat kesehatan kerja setinggi-tingginya.

Ruang Lingkup K3

Ruang lingkup hyperkes dapat dijelaskan sebagai berikut (Rachman, 1990) :

a. Kesehatan dan keselamatan kerja diterapkan di semua tempat kerja yang di dalamnya melibatkan aspek manusia sebagai tenaga kerja, bahaya akibat kerja dan usaha yang dikerjakan.

b. Aspek perlindungan dalam hyperkes meliputi :

1) Tenaga kerja dari semua jenis dan jenjang keahlian

2) Peralatan dan bahan yang dipergunakan

3) Faktor-faktor lingkungan fisik, biologi, kimiawi, maupun sosial.

4) Proses produksi

5) Karakteristik dan sifat pekerjaan

6) Teknologi dan metodologi kerja

c. Penerapan Hyperkes dilaksanakan secara holistik sejak perencanaan hingga perolehan hasil dari kegiatan industri barang maupun jasa.

d. Semua pihak yang terlibat dalam proses industri/perusahaan ikut bertanggung jawab atas keberhasilan usaha hyperkes.

118 KK 11 "Kas Kecil"

KAS KECIL

pengertian kas kecil

Pengeluaran kas didalam prakteknya, tidak semua dapat dilakukan dengan menggunakan cek, karena untuk pengeluaran yang jumlahnya relatif kecil, sangat tidak efektif bila dilakukan dengan menggunakan cek. Untuk itu perusahaan biasanya membentuk suatu dana khusus yang disebut dengan dana kas kecil ( Petty Cash Fund ).

Soemarso ( 2004 ) mendefinisikan dana kas kecil sebagai berikut :
”sejumlah uang tunai tertentu yang disisihkan dalam perusahaan dan digunakan untuk melayani pengeluaran-pengeluaran tertentu. Biasanya pengeluaran-pengeluran yang dilakukan melalui dana kas kecil adalah pengeluaran-pengeluaran yang jumlahnya tidak besar, pengeluaran-pengeluaran lain dilakukan dengan bank ( dengan cek )”.
Dari kutipan di atas jelas bahwa dana ini hanya diperuntukan bagi pengeluaran-pengeluaran yang jumlahnya relatif kecil yang tidak mungkin dilakukan dengan menggunakan cek. Oleh sebab itu perusahan perlu menetapkan mata anggaran apa saja yang bisa dibayarkan dengan menggunakan kas kecil, dan mata anggaran apa saja yang tidak bisa dilakukan dengan menggunakan dana tersebut, karena tidak semua pengeluaran yang jumlahnya kecil layak dibayarkan dengan menggunakan dana kas kecil. Tetapi ada perkiraan-perkiraan karena alasan tertentu tidak dibayarkan dengan kas kecil, walaupun jumlahnya relatif kecil.
Dalam sebuah perusahaan yang sudah besar, fungsi dana kas kecil sangatlah penting untuk menunjang kelancaran aktivitas dari perusahaan, karena setiap pengeluaran yang relatif kecil tidak efektif jika dilakukan dengan menggunakan cek disebabkan penarikan cek memebutuhkan waktu yang lama. Akan tetapi dengan adanya dana kas kecil semua pengeluaran tersebut dapat dilakukan dengan segera. Biasanya pengeluaran yang termasuk dalam dana kas kecil itu sifatnya pengeluaran rutin. Adapun pengeluaran yang dilakukan dengan dana kas kecil adalah biaya-biaya:
- Biaya makan minum
- Biaya perlengkapan
- Biaya keperluan kantor
- Serta biaya-biaya lainnya.
Karena fungsinya yang demikian penting, maka pada perusahaan yang berukuran menengah besar, dana kas kecil ini sudah merupakan kebutuhan yang mutlak harus ada. Dapat dibayarkan betapa tidak efesiennya apabila dana kas kecil ini tidak disediakan anggarannya oleh perusahan tersebut, karena pada saat akan melakukan pengeluaran uang harus menunggu pencairan cek terlebih dahulu. Tapi kalau perusahaan tersebut menyediakan anggaran bagi dana kas kecil, maka setiap melakukan pengeluaran yang kecil-kecil tidak harus menunggu pencairan cek terlebih dahulu tetapi bisa langsung pembayarannya mengunakan dana kas kecil tadi.
Jumlah dana kas kecil yang tersedia ditangan juga tidak boleh terlalu besar jumlahnya, karena akan menyebabkan sejumlah dana yang menganggur dan juga dapat menimbulkan resiko kehilangan. Dengan adanya dana kas kecil yang jumlahnya sesuai kebutuhan, tentu aktivitas perusahaan dapat berjalan lancar.
Dalam mengelola dana kas kecil ada dua metode yang bisa digunakan yaitu Imprest Fund Method dan Fluctuation Method.
a. Imprest Fund Method
Pada sistem Imprest Fund, Baridwan ( 1992 ) mendefinisikan : ”Didalam sistem ini jumlah dana dalam rekening kas kecil selalu tetap, yaitu sebesar cek yang diserahkan kepada kasir kas kecil untuk untuk membentuk dana kas kecil ”
Berdasarkan penjelasan di atas maka dapat diperjelas bahwa pada sistem Imprest Fund jumlah dana kas kecil selalu konstan dan tidak berubah-ubah. Biasanya kas kecil ini diisi dengan sejumlash uang yang telah ditetapkan untuk keperluan pembayarn-pembayaran selama jangka waktu tertentu, misalnya satu minggu, dua minggu, ataupun sebulan. Bilamana jangka waktunya telah habis dan jumlah uang dalam kas kecil pun telah menipis, maka kas kecil diisi kembali dengan menarik dana dari kas besar sampai dengan jumlah dana yang telah ditetapkan besarnya. Untuk setiap pengisian kembali dana kas kecil, pemegagang kas kecil selalu melampirkan kas kecil serta bukti-bukti pendukungnya.
Walaupun secara teoritis ada dua sistem penggelolaan deana kas kecil, tetapi dalam kenyataanya hampir semua perusahaan yang telah membentuk dana kas, mengelolanya dengan sistem imprest dengan alasan untuk mempermudah pengawasan.
Dari penjelasan tersebut maka jelaslah bahwa dana kas kecil yang dikelola dengan sistem Imprest Fund menghasilkan beberapa keuntungan bagi pihak perusahaan yaitu untuk mempermudah pengawasan, perhitungan dan pertaggung jawaban (Accountabilities).
b. Fluctuation Method
Menurut Baridwan ( 1992 ) Fluctuation Method dikatakan ” Dalam sistem fluktuasi saldo rekening kas kecil tetap, tetapi berfluktuasi sesuai dengan jumlah pengisisan kembali dan pengeluran- pengeluaran dari kas kecil ”.
Dari definisi diatas maka dapat kita ambil kesimpulan bahwa Fluctuation Method merupakan suatu sistem penggeloalaan dana kas kecil yang saldo rekeningnya tidak tetap dan tergantung pada besar kecilnya pengeluaran yang terjadi untuk periode tertentu, misalnya dalam waktu dua minggu, sebulan dan sebagainya.
Pada sistem ini rekening kas kecil yang diselenggarakan harus menunjukkan saldo pada setiap saat sebesar jumlah dana kas kecil yang ada ditangan pemegang dana kas kecil.
Ada beberapa prosedur yang perlu dilakukan untuk melaksanakan dana kas kecil
a. Prosedur Pembentukan Dana Kas Kecil
Tahap pertama dalam menetapkan dana kas kecil adalah mentaksir jumlah dana yang diperlukan untuk kas kecil tersebut. Setelah jumlah ini ditentukan kita misalkan sejumlah Rp. 150.000,-, maka akan ditarik selembar cek untuk sejumlah dana tersebut dan dibuat pencacatan untuk dana kas kecil. Ayat jurnal yang harus dibuat adalah sebagai berikut:
Kas kecil Rp. 150.000,-
Kas/Bank Rp. 150.000,-
Pencacatan yang dilakukan pada sistem Imprest Fund dan pada sistem fluctuation adalah sama yaitu dengan mendebet kas kecil dan mengkredit perkiraan kas atau bank ( yang dimaksud kas di sini adalah kas besar ).
b. Prosedur Pengeluaran Dana Kas Kecil
Untuk pengeluaran-pengeluaran yang dilakukan dengan dana kas kecil perlu dibuat bukti pengeluarankecil (

Pengertian Kas Kecil

Kas kecil adalah uang yang disediakan untuk

membayar pengeluaran-pengeluaran yang

jumlahnya relatif kecil, dan tidak ekonomis

bila dibayar dengan cek.

Dana kas kecil dipisahkan dari kas besar dan

diserahkan kepada seorang kasir kas kecil,

yang akan mempertanggungjawabkan setiap

pengeluaran. Adapun pemengang kas kecil

bisa diserahkan kepada staf yang ada di unitunit

kerja.

Kas kecil ini biasa disimpan di dalam cash

berdasarkan kebutuhan atau pengeluaran yang sifatnya relatif tetap dari masing-masing unit kerja

dalam jangka waktu tertentu.

Pembayaran melalui Kas Kecil

Setiap pengeluaran dana kas kecil harus mendapat persetujuan dari pihak yang berwenang. Bukti

pengeluaran nya harus disimpan bersamaan dengan sisa uang yang ada pada cash box, karena

pemegang kas kecil harus dapat mempertanggungjawabkan uang yang diserahkan. Jadi

pemengang kas kecil harus membuat bukti pembukuan (Voucher) sehingga pemengang kas kecil

dapat membuktikan dan menunjukkan uang yang tersisa ditambah dengan seluruh jumlah

pengeluaran yang tertera dalam bukti pengeluaran berjumlah sama dengan jumlah keseluruhan.

Bukti pembukuan kas kecil (voucher) harus mencantumkan secara jelas nomor vocher, empat,

tanggal pengeluaran, pihak yang dibayar, pihak yang menerima pembayaran , perkiraan, jumlah

barang, harga, nama dan tandatangan pihak yang berwenang.

Pembayaran melalui kas kecil dilakukan untuk hal-hal sbb:

1. Pengeluaran kas kecil, biasanya sudah ditentukan batas maksimum setiap terjadi

pengeluaran-pengeluaran

2. Pengeluaran kas kecil tidak dibolehkan untuk pemberian pinjaman pada staf

3. Bukti pengeluaran kas kecil harus ditandatangani oleh pemengang kas kecil

4. Bila ada bukti-bukti pembayaran, seperti kwitansi, faktur atau bukti-bukti pendukung

lainnya harus dilampirkan pada bukti pengeluaran kas.

Pengisian Kas Kecil

Jadi bila jumlah uang yang terdapat dalam kas kecil sudah menipis, maka dana harus diisi

dengan cara :

1. Pemegang kas kecil mengajukan permintaan pada bendahara kas

2. Pemegang kas kecil menyiapkan daftar pengeluaran yang dilampiri bukti-bukti

pengeluaran kas kecil.

3. Apabila sudah sesuai dengan ketentuan, maka bendahara kas akan memberi tanda

persetujuan pada formulir permintaan dan memberikan dana sebesar jumlah kas kecil

yang telah dikeluarkan.

Metode Imprest

Adalah metode pembukuan kas kecil dimana jumlah rekening kas kecil selalu tetap. Setiap

terjadi pengeluaran, pemegang kas kecil tidak langsung melalukan pencatatan, tapi hanya

mengumpulkan bukti-bukti pengeluarannya.

Pada waktu yang telah ditetapkan, bila dana kas kecil sudah hampir habis baru dilakukan

pembukuan berdasarkan bukti-bukti pengeluaran, kemudian pemegang kas kecil mengajukan

pembentukan dana kas kecil kepada bendahara kas yang besarnya sesuai dengan pembukuan dan

bukti-bukti pengeluaran, sehingga dana kas kecil tetap dalam jumlah semula.

Langkah-langkah operasional metode imprest sbb:

1. Pembentukan dana kas kecil dimana pemegang kas kecil diserahi sejumlah uang tunai

untuk pembayaran pengeluaran-pengeluaran yang diprediksikan dapat memenuhi

kebutuhan dalam jangka waktu tertentu.

2. Dana kas kecil digunakan untuk pembayaran pengeluaran-pengeluaran .

3. Setelah dana kas kecil habis, kasir kas kecil melakukan pembentukan dana kas kecil

kembali yaitu dengan mengisi sebesar jumlah pengeluaran.

Keuntungan metode imprest :

 Menghemat waktu bagi kasir kas kecil, karena tidak diganggu setiap kali terjadi

pembelian atau pengeluaran kas kecil.

 Menghemat waktu dalam pembukuan pengeluaran rekening nominal.

Metode Fluktuasi

Pengisian kas kecil pada waktu tertentu selalu sama setiap terjadi pengeluaran. Pemengang kas

kecil harus melakukan pencatatan dengan mengkredit kas kecil setiap terjadi pengeluaran kas

kecil.

Karena pengeluaran setiap periode tidak sama, sedangkan pengisian dana kas kecil pada setiap

periode dalam jumlah yang sama, maka jumlah rekening kas kecil akan selalu berubah sesuai

dengan fluktuasi pengeluaran yang terjadi. Pengertian Kas Kecil