118 KK 14 "Surat Menyurat"

SURAT MENYURAT

1. Pengertian Surat

Salah satu alat yang digunakan oleh kantor atau lembaga dalam rangka pemberian informasi dari seseorang, instansi atau organisasi berisi pesan atau informasi menyangkut kepentingan tugas ataupun kegiatan instansi yang bersangkutan.

• Konsep Surat

yang dimaksud dengan surat dinas adalah surat yang ditujukan kepada pihak lain (orang, instansi atau organisasi) berisi informasi/warta yang menyangkut kepentingan tugas dan kegiatan instansi yang bersangkutan. syarat – syarat surat yang baik :

• menggunakan format yang menarik, sistematis, obyektif. letak bagian – bagian surat teratur sesuai ketentuan, tidak ditempatkan seenaknya menurut keinginan penulis.
• singkat, tidak terlalu panjang dan tidak bertele – tele.
• bahasanya jelas, padat dan sopan
• wujud fisik menarik (kualitas kertas dan bentuk surat)

• Bagian – bagian surat

secara rinci bagian – bagian surat dinas / resmi adalah sebagai berikut :

• Kepala Surat
• Tanggal surat
• Nomor surat
• Sifat surat
• lampiran
• Perihal
• Alamat dalam
• Kalimat pembuka
• Isi surat
• Kalimat penutup
• Nama jabatan
• Nama dan NIP penandatangan
• Tembusan
• Inisial

• Bentuk Surat

secara umum di lingkungan organisasi atau perusahaan niaga dikenal dengan bentuk – bentuk surat sebagai berikut :

• Format balok/Lurus penuh (Full Block Style)
• Format Balok yang diubah (Modified Block Style)
• Format setengah balok (Semi Block Style)
• Format sederhana (Simplified)
• Format inden atau bentuk Lekuk (Indented style )
• Format Paragraph Menggantung ( Hanging paragraph )

2. Fungsi Surat
fungsi surat adalah sebagai berikut :

• Sebagai duta/wakil penulis, artinya isi surat merupakan gambaran mentalitas penulisnya.
• Sebagai alat pengingat karena surat dapat diarsipkan dan dapat dilihat lagi apabila diperlukan kembali.
• Sebagai pedoman kerja dan pedoman dalam mengambil tindakan lebih lanjut.
• Sebagai alat pembukti misalnya surat perjanjian
• Sebagai alat bukti tentang yang dikomunikasikan, sebagai bukti sejarah

3. Jenis Surat
menurut wujudnya jenis surat terdiri dari :

• Kartu pos
• Warkat pos
• Surat bersampul
• memorandum dan nota dinas
• telegram
• Surat pengantar

menurut tujuan jenis surat :

• Surat Pemberitahuan
• Surat perintah
• Surat permintaan
• Surat Peringatan
• Surat panggilan
• surat susulan
• surat keputusan
• surat laporan
• surat perjanjian
• surat penawaran

menurut sifat isi dan asalnya jenis surat :

• Surat dinas
• Surat Niaga
• Surat pribadi
• Surat sosial

Menurut jumlah penerimanya, jenis suranya meliputi :

• Surat biasa, untuk 1 orang
• Surat edaran, untuk beberapa orang
• Surat pengumuman, untuk sekelompok masyarakat

menurut urgensi penyelesainnya:

• Surat sangat segera
• Surat segera
• Surat biasa

menurut prosedur pengurusannya:

• Surat Masuk
• Surat Keluar

menurut jangkauannya :

• Surat Intern
• Surat Ekstern

4. Teknik Pembuatan Surat
langkah – langkah teknik penulisan surat:

• penegasan tujuan pokok penulisan surat
• pengumpulan data/informasi
• perkiraan tentang pembaca
• penyusunan draft atau konsep
• penyelesaian